LAD RAD : Définition  ?

Depuis l’avènement du numérique, la digitalisation a pris d’assaut de nombreux secteurs. Elle est désormais révolue l’époque où la reconnaissance et l’analyse des données se fait manuellement. Grâce à un intelligent automate, tout est plus facile et aisé. L’une des technologies d’analyse rapide de document est appelée LAD RAD. La lecture automatique de document suivie de la reconnaissance automatique de document sont toutes des avancées de la technologie qui favorise la dématérialisation administrative. Elles se basent toutes sur l’OCR ou reconnaissance automatique de caractères. Qu’entend-on par LAD RAD, quels en sont les avantages, les inconvénients et quelles perspectives peut-on envisager pour cette technologie ? Cet article apporte des éléments de réponse à ses interrogations sur LAD RAD.

LAD (lecture automatique de documents) RAD, OCR : de quoi s’agit-il ?

LAD RAD et OCR sont toutes des technologies de gestion électronique de documents ou GED. Elles ont été apportées par les avancées de la technologie afin de favoriser la dématérialisation des procédures.

La lecture automatique de documents ou LAD est une technologie de numérisation des documents. Son but est de procéder à une extraction intelligente des données contenues dans un document numérique peu importe sa structuration. Il s’agit d’une reconnaissance automatique du contenu des documents. La lecture automatique de document se base elle-même sur trois autres technologies :

• RAD ou reconnaissance automatique de documents
• OCR ou reconnaissance optique de caractères
• IRC ou reconnaissance intelligente de caractères.

Grâce à la LAD ou lecture automatique de documents, on peut réaliser de manière rapide une capture de données. Celles-ci seront, par la suite, utilisées comme métadonnées en gestion électronique de documents afin d’opérer une recherche aisée.

La reconnaissance automatique de documents ou RAD utilise deux autres technologies. Il s’agit notamment de la lecture automatique de document ou LAD et de l’OCR. De façon précise, la RAD utilise un certain nombre d’indices pour identifier le type de document à numériser. La RAD identifie les caractères, les codes et autres indices présents sur les documents pour en déterminer la nature et procéder à une classification. A partir d’originaux PDF, on peut savoir à quel document on a à faire. Autrement, la technologie de reconnaissance automatique de document utilise des originaux pdf issus de sa base de données afin d’analyser un document en se basant sur sa forme et sur d’autres critères. Dans un processus de dématérialisation, on peut savoir à un passeport, à un compromis de vente, à une carte d’identité ou à un billet d’avion Air France.

La GED ou gestion électronique de document correspond à l’utilisation de logiciels ou d’autres solutions numériques aux fins d’analyser, de traiter, d’indexer et de procéder à la gestion ou à l’archivage des documents numériques ou physiques.

L’OCR ou reconnaissance optique de caractères est une technologie numérique qui exploite les caractères et autres contenus pour étudier les données d’une image, d’un texte ou d’un fichier. C’est grâce à cette technologie que des originaux pdf sont convertis en fichier MS Word. Elle es très utile pour les procédés LAD et RAD. Grâce à l’OCR, chacune des parties du texte est convertie en mots et en caractères. Par contre, l’ICR ou reconnaissance intelligente de caractères est plus utilisée pour le format papier. En effet, c’est aussi une technologie d’archivage mais qui inclue le manuscrit. L’ICR identifie les lettres de l’alphabet, les caractères, les écrits les moins adroits car elle peut s’adapter rapidement et intégrer de nouvelles données.

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Comment fonctionnent les techniques LAD (lecture automatique de documents) et RAD ?

Il faut veiller à ne pas confondre la recherche automatique de données à la lecture automatique de données. Le premier s’occupe de l’identification du type de document en partant de son contenu. La seconde technologie sert à réaliser une capture données sur un document afin d’en déterminer la structure. Elle ne vise pas l’archivage de document mais la détermination de leur contenu pour alimenter un système de GED.  La  LAD se déroule en plusieurs étapes. Dans un premier temps, une digitalisation ou numérisation du document est effectuée grâce à un scanner. Ceci peut s’effectuer sur des documents numérisés ou non. Après avoir scanné le document, le logiciel procède à une reconnaissance automatique de document ou RAD. La dernière étape du processus est l’OCR ou reconnaissance optique de caractères.

Par contre, la RAD : reconnaissance automatique de document débute par une analyse du contenu du document en partant de sa mise en forme et de ses différentes parties. L’étape suivante de la RAD est de procéder à une évaluation comparative du document à traiter en utilisant des modèles inclus dans sa base de données. A l’issue de ce processus, on peut alors savoir si l’on est en face d’une carte d’identité, d’un billet d’avion Air France, d’un passeport…

En fonction du type de document, on peut envisager l’utilisation de la lecture automatique de document LAD ou de la reconnaissance optique de caractères OCR afin d’en tirer bénéfice.

Le principe de la reconnaissance automatique de données RAD est similaire à celui de la reconnaissance optique de caractères. Pour l’OCR, c’est toujours à une banque de données de caractères que le document est soumis et évalué. Les caractères sont traités après identification intelligente. Quand un caractère est mal lu ou mal à écrit, le logiciel OCR étudie le contexte et compare le mot en entier au mot intelligent qui lui est le plus proche. Comme expliqué plus haut, c’est plutôt la reconnaissance et l’identification ICR qui est appliquée pour les manuscrits.

Au niveau de l’ICR, à chaque lecture de mots ou de caractères manuscrits, le logiciel enrichit sa base de données. C’est ce qui lui permet d’identifier les caractères les plus mal écrits. C’est donc un logiciel qui apprend de manière intelligente et s’applique à reconnaître ce qui lui a été enseigné.

Quelle est l’importance du tandem LAD (lecture automatique de documents) RAD pour la GED?

Pour la gestion électronique de document ou GED, le système de LAD fonctionne comme une source d’inspiration ou de données. Les données numérisées ou archivées par la LAD ou la RAD sont toujours destinées à un système de gestion électronique de document. Ce dernier procède à leur archivage ou à leur gestion automatique en les intégrant dans une database. C’est pourquoi, on dit que la lecture automatique de document ou la reconnaissance automatique de document sont incontournables dans un système de gestion électronique de document.

LAD (lecture automatique de documents), RAD mais pour quelles applications ?

La lecture automatique de documents ou LAD est la source d’énergie de n’importe quel système de gestion électronique de document. La LAD permet de procéder à l’archivage du contenu des documents pour une meilleure dématérialisation du processus administratif. Le contenu des documents soumis peut être indexé et utiliser à d’autres fins. Elle s’applique lors:

• de la lecture et de l’analyse automatique d’une facture ( montant TTC…)
• de l’archivage du contenu des documents
• l’extraction d’un contenu de tous genres
• La lecture d’un compris de vente
• etc…

Au-delà du domaine d’entreprise ou du secteur administratif, la LAD peut être utilisée dans le domaine de l’éducation pour corriger une évaluation ou effectuer la correction d’extraits pédagogiques en utilisant des barèmes ou corrigés détaillés. Dans un tel processus, l’anonymat demeure de mise.

Vous pouvez donc demander la mise en place de ce système numérique dans votre établissement scolaire afin de bénéficier d’une solution maison sur mesure.

Par ailleurs, une autre application de cette technologie intelligente est la RPA ou Robotic Process Automatisation. La RPA est un processus d’automatisation des processus d’entreprise. Grace à la RPA, vous pouvez bénéficier d’une réduction sur les coûts opérationnels et les coûts de gestion. Cette amélioration des coûts de gestion grâce à l’application de la RPA permettra à votre entreprise de supprimer les travaux de routine et de s’en tenir à l’essentiel. L’installation d’une telle solution maison sur mesure est donc bénéfique pour la numérisation de vos startups.

Aussi, la RPA aide-elle à se débarasser des travaux embarassants telle les saisies de texte. Il ne s’agit donc plus d’une simple réduction des coût de gestion et des coûts opérationnels mais d’une meilleure utilisation de la ressource humaine. La technologie RPA en tant que solution maison sur mesure est aujourd’hui sous forme de logiciels conçus par diverses filiales comme Blue Prism. Le logiciel de RPA proposé par Blue Prism assure la sécurité de vos processus d’automatisation en garantissant la réduction du coût de gestion. Toujours sur le marché de la RPA, Ui Path se positionne comme l’une des meilleures alternatives pour trouver une solution maison sur mesure. La multinationale Ui Path développe des logiciels de RPA et d’automatisation assistée pour les entreprises.

En dehors de la RPA, d’autres alternatives de réduction de coût de gestion et de coûts opérationnels existent. On peut citer Microsoft Azure qui assure la gestion virtuelle de la plupart des tâches d’entreprise. Tout comme Microsoft Azure, Automation anywhere est un éditeur de logiciel tout aussi puissant. Automation anywhere s’est fait une grosse part sur le marché américain de la solution maison sur mesure en aidant les multinationales dans la réduction des coûts opérationnels et du coût de gestion de leurs entreprises.

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Quels sont les avantages des technologies de GED ?

La reconnaissance automatique de document ou RAD présente de nombreux avantages qui sont en même temps ceux d’un processus de dématérialisation. D’abord, c’est une gain de temps que de digitaliser ses démarches. Les procédures d’analyse et de répartition physique prennent en effet énormément de temps et constituent un manque à gagner. La capture de données facilite tout votre travail et votre quotidien grâce à un logiciel intelligent. Aussi, la RAD ou reconnaissance intelligente de document permet de dépenser moins dans l’opérationnalisation de la gestion manuelle des contenus.

Quand à l’OCR, on peut l’utiliser aisément sans induire un changement au niveau de la mise en forme du document. Le document ayant suivi ce procédé garde sa mise en forme. Aussi, la

capture de données de digitalisation favorise la conception de nouveaux documents numériques sans passer par le manuscrit. Par ailleurs, les captures peuvent être effectuées sur n’importe quel document dans un tel procédé de digitalisation.

Pour une entreprise, la digitalisation LAD RAD réduit de plus de 1/2 le temps que prend la création ou l’analyse des documents. Aussi, l’accès aux contenus des documents est plus aisé et la recherche précise est possible grâce à la capture automatique. L’archivage et l’indexation du contenu des documents est désormais automatique et les entreprises ou directions de gestion de la ressource humaine n’en sont que satisfaites. La marge d’erreur est aussi réduite grâce à la LAD RAD. Les priorités sont désormais ailleurs car la digitalisation a gagné du terrain.

Processus de digitalisation : limites de la LAD (lecture automatique documents) RAD

Malgré tous les avantages qu’ils présentent, les logiciels de lecture automatique de document et de reconnaissance automatique de document ne sont pas sans limite.

D’abord, dans une administration, il peut parfois y avoir plus de données au d’habitude. Dans ce cas, la quantité de factures à traiter est énorme et le temps de scannage peut paraître fastidieux. Le bénéfice de temps de la technologie LAD RAD est dès lors remis en cause.

Ensuite, il a été constaté que le taux d’efficacité de la reconnaissance automatique de document ou RAD est d’environ 80%. De ce fait, 20 documents sur 100 doivent être resaisis après l’utilisation des technologies de GED. A cause d’un tel risque d’erreur, l’intervention humaine n’est pas écartée. Il faut passer au peigne fin les documents ce qui prend plus de temps que prévu. La dématérialisation n’est ainsi pas totale. Pour ce qui est des factures, il faut préserver le format original papier car l’administration fiscale ne valide pas les factures LAD RAD. Ce sont d’ailleurs les factures électroniques qui sont aujourd’hui priorisées.

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Les factures électroniques et structurées

Comment sont ils priorisé ?  En quoi consiste t’elle ?

Les factures sont souvent envoyés par email , qui sera ensuite transmis à l’AD sous format PDF . Lorsque les PDF seront signés électroniquement , on pourra parler maintenant de factures électronique légale.La facture électronique sert à intégrer les données dans le logiciel de gestion et fait disparaitre la saisie des factures et les interventions humaines manuelles dans la réception. Afin de faciliter le traitement du client comme  les informations de consommations, les payements ou le numéro de business unit , les données peuvent être enrichies grâce à la facture structurée. Il est quand même important que le client négocie avec ses fournisseurs pour avoir un format commun , ce qui ne sera pas du tout facile. Mais dans le cas où l’entreprise reçoit des factures passées au scanner ,les analyser et les corriger, on ne pourra plus parlé de facture électronique.

Les factures structurées  représentent des formats informatiques  qui sont échangés  grâce aux EDI( échanges de données informatisés ) ou par API ( Application Programming Interface ) .

Ces formats de factures « structurés », sont construits pour être analysés automatiquement grâce à l’informatique . Plusieurs types de formats structurés existent et sont utilisé comme : Edifact, UBL, Pivot Chorus etc. Ces différentes factures ne sont pas sans limite , raison pour laquelle d’autres facteurs sont entrain d’être traitées . Il s’agit de la facture X qui sera lisible au format PDF . Elle contiendra des informations sur un format structuré permettant aux logiciels informatiques d’accéder à des informations valides.

En comparant la facture électronique à l’extraction de données LAD, on remarque que l’application de la facture numérisée présente plusieurs avantages. D’abord, la loi prévoit que d’ici 2026 l’application de la facture électronique sera imposée. Il est donc plus avantageux d’abandonner l’extraction LAD RAD pour se concentrer sur ce nouvel outil numérique. Aussi, une facture numérique présente moins de risque d’erreur numérique. Toutefois, un mixage entre extraction et analyse via LAD RAD et facture numérique serait plus que bénéfique.

La lecture automatique de document LAD et la reconnaissance automatique de document RAD sont des termes utilisés pour désigner des procédés de digitalisation effectués au sein d’une entreprise ou d’une société. Ce sont des composantes de la gestion électronique de document GED. Elles permettent d’effectuer des captures sur des documents numériques et d’en tirer plusieurs bénéfices. On peut, grâce à cette technologie, connaître le type de document comme la compromis de vente par exemple , son contenu, procéder à son analyse et à son archivage et pour finir, l’intégrer dans une base de données GED. Les entreprises peuvent gagner sur le temps et le coût opérationnel par rapport à la gestion manuelle des documents. Toutefois, LAD et RAD présentent de nombreuses limites qu’il faut lever afin de bénéficier pleinement de ces technologies d’avenir.